操作数据库风暴

by 唐 A. Hoyt

II现行第1卷第0期
1993年1月/ 2月

即使由于大量准确事实的积累而使数据库报告中发出雷声,您的读者也可能会大声打呵欠。毕竟,有些人在暴风雨中睡得更好。

It’可以解决问题的闪电。要将闪电放入您的报告中,请不要’创建新的表格格式。那里’更好的方法!苹果工厂’它的最大优势在于它的集成-文字处理器,数据库和电子表格模块可以协同工作并共享数据的能力。在模块之间共享数据最容易被忽略的方式是文字处理器’的邮件合并功能。那’很遗憾,因为文字处理器可让您按自己喜欢的方式安排数据。通过邮件合并,文字处理器将成为自定义报告生成器,’直接内置在AppleWorks中。现在’s lightning!

您的仔细计算将使打印尺寸变化,某些条目以纯字体打印,某些以粗体显示,有些带有类别名称,有些没有,下划线–换句话说,字处理程序文档在数据库报告中的所有激动。

作为一个小城市的规划总监,我的职责之一是警告业主“nuisance code”违规行为如杂草丛生。我真正的威力来自第一流的邮票,一个简单的二十三类AppleWorks数据库以及几个邮件合并信(在市议会的帮助下)。市长要求经常更新;我真正想要的是闪电。

草根邮件合并

I’我将使用我的GRASSFILES数据库来演示如何为报告通电,但是您自己的任何报告都可以。启动到AppleWorks 2.0或更高版本。 (低于2.0版的版本’具有邮件合并功能。)加载文件后,使用打开的Apple-Z(OA-Z)放大到第一条记录。使用OA-H将其从屏幕上转储到打印机中。现在,您拥有要使用的类别标题的完整列表。

图1中所示的报告格式是典型的。为此,我创建了一个名为MASTER的表格报告(OAP,2,Rtrn)。我使用OA-Right和OA-Left来调整列宽,然后使用OA-> and OA-<键以在页面上放置类别。即使以每英寸十七个字符(OA-0,CI,Rtm,17,Rtrn),我的二十三个类别中也只有十个适合该报告。更糟糕的是,即使我的ImageWriter U处于高质量打印模式,该报告也很好。 。 。典型。

包含更多类别的一种方法是创建“标签”报告。标签报告会产生更多的噪音,但是,由于它会产生更少的光线’很难将一个记录与下一个记录进行比较。

而是创建一个文字处理程序文档作为您的报告并将数据合并到其中。可是等等– isn’更糟吗?韩元’您最后每页只有一条记录吗?哦,一点信念!

敲一下袜子

退回到主菜单,选择“Add Files”, select “制作一个新文件:用于文字处理器”, then select “from scratch”(Esc,I,Rtrn,3,Rtrn,Rtrn)。让’称新文件为“袜子”,因为袜子将被敲掉。 (如果你’重新穿上鞋子,您可能要删除它们。敲袜子可能会对毫无戒心的鞋类造成严重破坏。)

在前两行中,输入报告标题,然后输入一长行等号。在这些行之后,仅输入每英寸十七个字符的打印命令(OA-1,OA-0,CI,Rtrn,17,Rtrn,Esc),这将在您工作时提供最大的屏幕显示。现在,您可以开始输入标题和特殊格式设置功能,以使报告更加生动有趣。

处理报表时要记住的一件事是,加粗(Ctrl-B)和下划线(Ctrl-L)等打印选项在屏幕上显示为小标记。这些标记会占用屏幕空间,而不是纸上空间。在尝试将列对齐或一直写到页面边缘时,请记住这一点。

并非您倾向于合并到文档中的每个类别都需要在文字处理器中进行标记。例如,我有四类所有者信息,它们在一个标题下分组在一起。并且,由于我的大部分分类都是日期字段,因此我创建了一个“案例文件动作日期”这样的副标题“date”可以省略,而不会造成混乱。

在将数据库类别输入文档中之前,必须将数据库中的某些信息放入剪贴板。现在返回您的数据库(OA-Q,1,Rtrn)。创建一个名为SOCKS的新表格格式,就像您的WP文档(OA-P,2,Rtrn,SOCKS,Rtrn)并将其打印到剪贴板(OAP,5,Rtrn,Space,Esc,Esc)。您必须使用表格格式。不用担心布局规范,因为您的邮件合并的文字处理器文档将处理所有格式。您稍后可能要添加一些记录选择条件,但现在让我们’s send it all.

现在回到SOCKS文字处理器文档(OA-Q,2,Rtrn)。将光标放在第一个数据标题之后,这在我的报告中是“Case Number”并插入适当的类别(OA-0,MM,Rtrn)。屏幕将显示刚打印到剪贴板的数据库中的类别。通过使用向上或向下箭头滚动并按回车键,从此列表中选择一个类别。当AppleWorks提示您选择是或否时,请选择是(是,Rtrn,Esc)。

对于希望插入自定义报告中的其余类别,请继续执行此过程。当您打印此文字处理文档时,将显示所选类别中的数据“lightning-fast”在您的文档中。将为数据库中的每个记录打印一份文档副本。

只有两件事需要注意。首先,当您使用MM插入类别时,它可能会缠绕在屏幕上,因为此时您正在查看的是类别标题,而不是类别内容-打印后的内容可能比其在屏幕上的标题短。

其次,Apple Works 2.0和2.1没有真正的Tab功能。因此,如果合并到页面左侧的数据的长度不同,则右侧所有内容的位置也会发生变化。要克服第二个问题,请始终尝试将长度相同的类别内容(如日期)放在左侧,或将整行放在一个项目上。更好的是,升级到Apple Works 3.0。

雷击两次

要将Flash放入报告中,请在文档的开头(OA-0等)插入图2所示的打印命令。请注意,通过扩大左右边距,即使在屏幕上可能无济于事,某些较长的物品’t在页面上意外包裹。

唐’别忘了设置“接受页面顶部命令”打印机的选项设置为“否”。如果您’您之前已经打印过标签’我可能已经做到了。如果没有,请跳至主菜单,选择“Other activities”, and choose “指定有关打印机的信息”(Esc,5,Rtrn,7,Rtrn,4,Rtrn)。 (AppleWorks 3.0要求您选择“选择AppleWorks的标准设置” from the “Other activities” menu, then choose “指定有关打印机的信息.”)选择此菜单上的选项2,会将设置从“是”反转为“否”。’如果更改此设置,则无论文档的格式如何,每页仅打印一条记录。 (对于常规打印作业,即使没有不良影响,您也可以将此项目设置为“否”。实际上,我建议这样做。)

现在回到您的文字处理文档(Esc,Esc,Esc,Esc等)并打印(OA-P,Rtrn,Rtrn,Rtrn,Rtrn)。现在,您有一个每页两记录的详细报告(请参见图3),其中包含大量的刷新信息,并且包括每个类别,适用于装订和骄傲地展示。在将数据打印到剪贴板之前,我先返回数据库文件并进行排序“CASE#”(OA-A,1,Rtrn,Esc),以便按此顺序打印详细报告。

漂移神父

就像每个人都时不时经历blah一样,他们偶尔也会经历“drift.” No, “drift”不是某种中年危机;它’尝试在普通II上打印怪异尺寸的文档而引起的”纸。如果号码记录了您’在页面上重新打印’t完全填满页面,赢得记录’ t land in the right places on pages after the first. The key to printing multiple records per page with mail merge is knowing how to eliminate 漂移。 It involves a little math (sorry). 列印 one record on each page does not cause 漂移。 And as you’ve already seen, printing two records on a page does not result in 漂移 because it’容易划分II”高页分成两半。由于打印机将每一英寸分为六行或八行,因此半英寸不会’t cause a problem.

印刷十一1″每页上的高记录同样有效。只需将纸张长度设置为1″ with no top or bottom margins, limiting your lines per record to 6 (set line spacing LI=6) or 8 (set LI=8). Any other number of records will cause 漂移 because they don’t divide into II evenly. If you need a report with five records on each printed page, you can make it work by minimizing 漂移。 Here’显示。将您的纸张长度设置为2.1,没有上边距或下边距,并将报告限制为每英寸6或8行的12或14行。为什么2.1″?因为11除以5 = 2.2;但是2.2在您的打印机上将转换为2& 2/5 or 2 & 2/6, not 2 &2/10。在打印命令中看起来只有十分之一;但至少对于ImageWriter,它是八分之一或六分之一。

页面长度设置为2.1(实际上是2& 1/8), your documents will 漂移 3 lines every page. To correct it, simply press the select button on your printer once and issue three line feeds for each printed page. (This is easiest if you include a Pause Here, PH, command at the end of the word processing docume nt. Hit the space bar after each record and remember to advance the paper every third record.) 唐’t bother wrestling with any other formats than I, 2, II, or (if necessary) 5 records per page. There is simply too much 漂移。

荣耀的结合

大多数时候快速“tables format”报告很适合我的需求,但是当老板要看我的报告时,我喜欢它们谦虚地发出声音,闪闪发光。您可以花一些额外的时间来使用邮件合并功能来处理原本沉闷的数据库报告,从而锻炼自己的创造力,交流信息并立即打动老板。

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